![如何备份 Outlook 电子邮件：完整指南 [2026]](/0.jpg)
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1. 引言
1.1 什么是 Outlook 电子邮件备份？
1.2 为什么应该备份 Outlook 电子邮件
2. 备份 Outlook.com 电子邮件（个人网页帐户）
2.1 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
2.2 通过 Microsoft 隐私团队请求数据导出
2.3 使用桌面应用程序接收和导出 Outlook.com 电子邮件
3. 备份 Microsoft 365/Outlook 365 电子邮件/Exchange 邮箱（工作/学校帐户）
3.1 用户级备份选项
3.1.1 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
3.1.2 使用桌面应用程序接收 Microsoft 365 电子邮件并将其导出到 PST 文件
3.1.3 存档邮件
3.1.4 OST 文件备份（不推荐）
3.2 管理员级别备份选项
3.2.1 电子发现导出
3.2.2 诉讼保留
4. 在 Windows（桌面）上备份 Outlook 电子邮件
4.1 导出到 PST 文件（导入/导出向导）
4.2 手动复制 PST 文件
4.3 自动归档功能
4.4 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
5. 如何在Mac上备份Outlook邮件
5.1 导出到 OLM 文件
5.2 手动复制 OLM 文件
5.3 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
6. 其他备份方法
6.1 备份到 Gmail
6.1.1 配置 Gmail 以接收 Outlook 电子邮件
6.1.2 使用 Google Takeout 导出 Gmail 电子邮件
6.2 导出为 CSV/Excel
6.3 云存储解决方案
6.4 通过 Thunderbird 备份
6.5 通过 VBA 进行备份
7. 备份其他 Outlook 项目
7.1 备份 Outlook 日历/联系人/任务/笔记/日志
7.2 备份 Outlook 规则
7.2.1 导出为 RWZ 文件
7.2.2 包含在 PST 文件副本中
7.3 备份电子邮件签名
7.4 备份电子邮件模板
7.5 备用文具/主题
7.6 备份自定义表单
7.7 备份自定义功能区和快速访问工具栏设置
7.8 备份 Outlook 配置文件
8. 如何从备份恢复 Outlook 电子邮件
8.1 通过导入/导出向导进行恢复
8.2 通过复制 PST 文件进行恢复
8.3 在 Mac 上恢复（OLM 文件）
8.4 恢复特定文件夹
8.5 恢复后数据完整性验证
8.6 常见恢复问题的故障排除
9. 备份最佳实践
10. 常见问题 (FAQ)
11. 结论
11.1 要点总结
11.2 主动进行电子邮件备份
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1. 引言
1.1 什么是 Outlook 电子邮件备份？
Outlook 电子邮件备份是指创建 Outlook 电子邮件的副本，并将其存储在与主邮箱分离的安全位置。这样，即使原始数据丢失，您也可以恢复重要的邮件、联系人和其他数据。ost已损坏或意外删除。
1.2 为什么应该备份 Outlook 电子邮件
定期备份 Outlook 电子邮件可以保护您的重要通信和业务数据免受各种风险的影响：
防止数据丢失： 硬件故障、意外删除或系统崩溃都可能在毫无预警的情况下销毁多年积累的重要电子邮件。
安全和勒索软件防护： 勒索软件攻击会加密或破坏您的电子邮件数据。备份提供了一种无需支付赎金即可恢复数据的途径。
合规性和法律要求： 许多行业要求企业保留电子邮件通信记录，以用于审计、法律取证和监管合规。
业务连续性： 电子邮件备份可确保在迁移、系统升级或办公室搬迁期间关键通信仍然可用。
电子邮件迁移和转移： 备份功能简化了在计算机、帐户或电子邮件平台之间移动电子邮件的过程，而不会丢失数据。
2. 备份 Outlook.com 电子邮件（个人网页帐户）
2.1 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
对于需要备份特定重要电子邮件的 Outlook.com 用户，您可以将单个邮件另存为 PDF直接从网页界面导入 EML 或 MSG 文件。
另存为 PDF:
在网页浏览器中打开 Outlook.com 并登录您的帐户。
打开要备份的电子邮件。
点击邮件顶部的三点菜单。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 打印.
在打印对话框中，选择 除上文所 PDF or Microsoft 打印至 PDF 作为您的打印机。
点击 打印 or 已保存 并选择目标文件夹。
保存为 EML/MSG 文件：
在 Outlook.com 中打开电子邮件。
点击三点菜单。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 已保存.
邮件下载为 .eml/.msg 文件，可以使用 m 打开。ost 电子邮件客户端。
这种方法适用于存档少量重要邮件，但对于备份大量电子邮件来说并不实用。
2.2 通过 Microsoft 隐私团队请求数据导出
对于需要导出完整邮箱数据的 Outlook.com 用户，可以通过微软的隐私支持系统申请完整数据导出。
请联系微软隐私团队 by 提出与个人 Microsoft 帐户相关的请求.
从可用选项中，选择 导出我的数据.
按照提示完成并提交您的数据导出请求。
请等待微软处理您的请求。根据数据量和处理队列情况，处理时间最长可能需要 30 天。
数据导出完成后，您将收到电子邮件通知。
访问 https://account.microsoft.com/privacy/download-data 下载您导出的数据。
导出内容包含您的电子邮件，格式可导入到 Outlook 桌面版中。
此方法会导出您所有的 Microsoft 帐户数据，而不仅仅是电子邮件。虽然该过程比其他备份方法耗时更长，但它可以提供从 Microsoft 服务器导出的完整官方数据。
2.3 使用桌面应用程序接收和导出 Outlook.com 电子邮件
您可以将 Outlook.com 帐户添加到 Outlook 桌面版，并将电子邮件导出到 PST 文件进行全面备份。
打开 Outlook 桌面并转到 文件 -> 新增帐户.
输入您的 Outlook.com 电子邮件地址，然后点击 连接.
请输入您的密码，并根据需要完成双因素身份验证。
请等待 Outlook 同步您的邮箱。根据邮箱大小，这可能需要几分钟到几小时不等。
同步完成后，请按照以下步骤操作： 将电子邮件导出到 PST 文件.
此方法可创建 Outlook.com 电子邮件的完整本地备份，且完全由您掌控。
3. 备份 Microsoft 365/Outlook 365 电子邮件/Exchange 邮箱（工作/学校帐户）
3.1 用户级备份选项
3.1.1 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
Microsoft 365 用户可以使用与上述相同的方法保存单个电子邮件。 第2.1节无论您是通过 Outlook 网页版还是 Outlook 桌面版访问您的帐户，操作过程都类似。
3.1.2 使用桌面应用程序接收 Microsoft 365 电子邮件并将其导出到 PST 文件
将 Microsoft 365 电子邮件导出到 PST 的过程与之前描述的相同。 第2.3节将您的工作或学校帐户添加到 Outlook 桌面版，然后使用导入/导出向导创建备份。
重要提示：缓存交换模式注意事项
Microsoft 365 和 Exchange 帐户使用缓存 Exchange 模式，该模式默认通常只缓存最近 12 个月的电子邮件。导出到 PST 文件之前，请确保所有电子邮件都已缓存：
在MyCAD中点击 软件更新 文件 -> 帐户设置 -> 帐户设置.
选择您的 Microsoft 365 帐户，然后单击 更改.
拖动 离线邮件 滑到 全部.
点击 下一页 -> 完成.
请等待 Outlook 完成整个邮箱的同步后再导出。这可能需要几个小时。
如果没有这一步，您的 PST 导出文件将仅包含最近缓存的电子邮件，而不是您的完整电子邮件历史记录。
3.1.3 存档邮件
Microsoft 365 内置了归档功能，可以自动将旧邮件移动到归档文件夹或邮箱。有关设置和使用 Outlook 归档功能的详细说明，请参阅我们的完整指南： 如何在 Outlook 中归档电子邮件.
3.1.4 OST 文件备份（不推荐）
Exchange 和 Microsoft 365 帐户将数据存储在 OST （脱机存储表）文件。虽然您可以复制这些文件，但不建议将其用于备份目的。
找到您的 OST 文件：
完全关闭 Outlook。
打开文件资源管理器并导航至： C:\Users\[您的用户名]\AppData\Local\Microsoft\Outlook
查找带有句点的文件。ost 延期。
复制 OST 文件保存到备份位置。
OST 不建议进行备份：
这取决于服务器帐户，不能像 PST 文件那样直接打开。
要直接访问数据 OST 文件，需要…… 转换 OST 到 PST 文件 第一。
为了获得可靠的备份，请始终使用 PST 导出而不是 OST 文件复制。
3.2 管理员级别备份选项
3.2.1 电子发现导出
管理员可以使用两种方法通过电子数据发现导出邮箱数据，具体取决于您的 Exchange 环境。
3.2.1.1 通过 Microsoft Purview 合规性门户（适用于 Microsoft 365）
登录 Microsoft Purview 合规性门户 https://compliance.microsoft.com 使用管理员凭据。
导航 电子发现 -> 标准版 or 高级.
点击 +创建 创建案例并提供名称和描述。
打开箱子，然后前往 搜索 标签。
点击 新搜寻 并指定要备份的邮箱。
配置搜索条件，或留空以导出所有内容。
点击 保存并运行 执行搜索。
搜索完成后，请前往 出口 标签。
点击 新出口选择搜索结果，并配置导出选项。
点击 导出模板 并等待该过程完成。
使用电子发现导出工具下载导出的 PST 文件。
3.2.1.2 通过 Exchange 管理中心（适用于 Exchange Server 或混合服务器）
登录 Exchange 管理中心 (EAC)。
导航 合规管理 -> 就地电子发现与保留.
选择要导出结果的搜索。
点击 导出到 PST 文件 图标
在 电子发现 PST 导出工具 窗口：
点击 浏览 设置导出文件的位置。
（可选） 启用重复数据删除 排除重复项。
（可选） 包括无法搜索的项目 包括无法建立索引的条目。
点击 开始 开始出口。
等待导出完成并下载 PST 文件。
请注意： EAC 方法主要用于 Exchange Server 环境。Microsoft 365 用户应使用 Purview 合规性门户 (3.2.1.1) 进行管理。ost 最新功能。
3.2.2 诉讼保留
诉讼保留功能通过防止永久删除电子邮件来保存邮箱内容，但它不是一种备份方法。
登录 Exchange 管理中心或 Microsoft Purview 合规性门户。
导航 步骤一：收件人 -> 邮箱 （Exchange 管理员）或 数据生命周期管理 -> 诉讼保留 （范围）。
选择要暂停使用的邮箱。
启用 诉讼保留 如有需要，请指定保持时间。
保存更改。
重要限制：
诉讼保留功能可防止删除，但不会创建备份副本。
如果邮箱损坏或被删除，诉讼保全无法恢复数据。
此功能旨在满足法律合规要求，而非用于灾难恢复。
始终将诉讼保留与实际备份方法（如电子取证导出或 PST 备份）结合使用。
4. 在 Windows（桌面）上备份 Outlook 电子邮件
4.1 导出到 PST 文件（导入/导出向导）
导入/导出向导是 most 在 Windows 桌面上备份 Outlook 电子邮件的可靠方法。
在Windows电脑上打开Outlook桌面版。
点击 文件 -> 对外开放 -> 进出口.
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 导出到文件 并点击 下一页.
选择 Outlook数据文件（.pst） 并点击 下一页.
选择要备份的文件夹。要备份所有电子邮件，请选择顶层文件夹。
确保 包含子文件夹 备份所有嵌套文件夹，然后单击 下一页.
点击 浏览 选择备份文件的保存位置。
输入一个描述性的文件名，例如“Outlook-Backup-2026-01-03.pst”，然后单击 OK.
点击 完成.
如果系统提示，请输入密码以保护您的备份（可选，但建议对敏感数据使用密码）。
点击 OK 然后等待导出完成。
导出的 PST 文件包含所选文件夹中的所有电子邮件、附件、联系人、日历项和任务。
4.2 手动复制 PST 文件
您可以手动复制 PST 文件，进行包含所有 Outlook 数据和设置的完整备份。
首先，请前往以下位置找到您的 PST 文件： 文件 -> 帐户设置 -> 帐户设置.
点击 数据文件 标签。
选择您的 PST 文件，并记下窗口底部显示的文件位置。
彻底关闭 Outlook。这对于避免文件损坏至关重要。
打开文件资源管理器并导航到 PST 文件所在位置（通常为 C:\Users\[您的用户名]\Documents\Outlook 文件 or C:\Users\[您的用户名]\AppData\Local\Microsoft\Outlook).
将 PST 文件复制到备份目标位置，例如外部硬盘驱动器或云存储。
对于大型邮箱，手动复制 PST 文件比使用导出向导速度更快，但必须确保在复制之前 Outlook 完全关闭，以防止文件损坏。
4.3 自动归档功能
自动归档功能会根据邮件的保存期限，自动将较旧的邮件移动到单独的归档文件夹或 PST 文件中。有关配置和使用自动归档功能的详细说明，请参阅我们的完整指南： 如何在 Outlook 中归档电子邮件.
请注意，自动存档功能仅适用于 Windows 版 Outlook 桌面应用，不适用于 Mac 版 Outlook 或网页版 Outlook。
4.4 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
Outlook桌面用户可以使用与上述类似的方法保存单个电子邮件。 第2.1节.
5. 如何在Mac上备份Outlook邮件
5.1 导出到 OLM 文件
Mac 版 Outlook 使用 OLM（Outlook for Mac）文件而不是 PST 文件进行备份。
打开 Mac 版 Outlook。
在工具栏中，单击 工具 -> 导出模板.
在“导出”窗口中，选择要备份的项目： 电子邮件, 联系方式, 日历, 任务和 笔记.
点击 继续.
选择备份文件的保存位置。
输入文件名，例如“Outlook-Mac-Backup-2026.olm”。
点击 已保存.
请等待导出完成。Outlook 将显示进度指示器。
完成后，单击 完成
.
导出的 OLM 文件包含所有选定的 Outlook 数据，可以重新导入到 Mac 版 Outlook 中。
5.2 手动复制 OLM 文件
您可以手动复制 Outlook 的身份文件夹，以进行包含所有设置和数据的完整备份。
完全关闭 Mac 版 Outlook。
打开 Finder 并点击 Go -> 前往文件夹 （或按 Cmd + Shift + G）。
粘贴此路径： 〜/库rary/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/主配置文件
新闻通稿 回程.
复制 时间 将文件夹保存到备份位置。
或者，对于更新的版本，请访问： 〜/库rary/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 本地数据
将整个文件夹复制到备份目标位置。
如果你看不到自由rary 文件夹，握住 附加选项 键同时单击 Go Finder 和 Lib 中的菜单rary 将会出现。
手动复制可以保留所有设置、规则和签名以及您的电子邮件，并且对于大型邮箱来说速度更快。
5.3 保存单个电子邮件（作为 PDF/EML/MSG 等）
Outlook for Mac 用户可以使用与上述类似的方法保存单个电子邮件。 第2.1节.
6. 其他备份方法
6.1 备份到 Gmail
Gmail 既可以作为 Outlook 电子邮件的备份目的地，也可以通过 Google Takeout 提供导出功能。
6.1.1 配置 Gmail 以接收 Outlook 电子邮件
您可以配置 Gmail 从您的 Outlook 帐户中获取电子邮件，并在 Gmail 的云存储中创建自动备份。
请登录您的 Gmail 帐户 https://mail.google.com/.
点击齿轮图标并选择 查看所有设定.
去 帐户和导入 标签。
在“检查其他帐户的邮件”部分，点击 添加邮件帐户.
输入您的 Outlook 电子邮件地址，然后点击 下一页.
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 从我的另一个帐户导入电子邮件（POP3） 并点击 下一页.
请输入您的Outlook帐户密码。
对于 POP 服务器，请使用适合您帐户类型的服务器（例如， outlook.office365.com （适用于 Microsoft 365）。
港口： 995，并检查 始终使用安全连接（SSL）.
（可选） 标签：传入消息 整理导入的电子邮件。
点击 新增帐户.
Gmail 现在会定期从您的 Outlook 帐户中获取电子邮件。
请注意，此方法通常会导入以后发送的新邮件。要备份现有邮件，您可能需要使用其他方法。 导出到 PST 方法。
6.1.2 使用 Google Takeout 导出 Gmail 电子邮件
邮件导入 Gmail 后，您可以使用 Google Takeout 将其导出为可下载的压缩包。这样会生成 MBOX 格式的离线备份。
访问 https://takeout.google.com 并登录您的 Google 帐户。
点击 取消全选 取消勾选所有谷歌服务。
向下滚动并仅选中 邮箱：.
（可选）点击 包含所有邮件数据 如果您不想导出所有内容，可以选择特定的标签或文件夹。
滚动到底部，然后单击 下一步.
选择您的配送方式：
通过电子邮件发送下载链接 （推荐的）
添加到 Google 云端硬盘、Dropbox 或 OneDrive
选择导出频率：
导出一次 （一次性备份）
每两个月导出一次，持续一年（自动备份）
选择文件类型： .zip or 。TGZ.
选择存档大小。如果您的邮箱很大，请选择较小的大小（例如， 2 GB）拆分成多个文件。
点击 创建导出.
Google 将处理您的请求。根据邮箱大小，这可能需要几个小时或几天时间。
准备就绪后，您将收到一封包含下载链接的电子邮件。
点击链接下载您的压缩文件。
提取。zip 或者使用 .tgz 文件以 MBOX 格式访问您的电子邮件。
导出的 MBOX 文件可以导入到包括 Thunderbird 在内的许多电子邮件客户端中，或者使用第三方工具转换为 PST 格式以便在 Outlook 中使用。
6.2 导出为 CSV/Excel
您可以将电子邮件元数据导出为 CSV 格式以进行记录和分析，但这不会备份实际的电子邮件内容或附件。
打开 Outlook 桌面版。
在MyCAD中点击 软件更新 文件 -> 对外开放 -> 进出口.
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 导出到文件 并点击 下一页.
选择 逗号分隔值 并点击 下一页.
选择要导出的电子邮件文件夹，然后单击 下一页.
选择保存 CSV 文件的位置，然后单击 下一页.
（可选）点击 地图自定义字段 选择特定数据列。
点击 完成.
导出的 CSV 文件包含电子邮件元数据，例如发件人、收件人、主题、日期和大小，但不包含邮件正文或附件。这对于创建电子邮件日志和报告很有用，但不适用于实际的电子邮件备份和恢复。
6.3 云存储解决方案
创建 PST 或 OLM 备份文件后，您可以将其存储在云服务中，以便进行异地保护和访问。
谷歌云端硬盘： 将您的 PST/OLM 备份文件上传到 Google 云端硬盘，即可享受 15GB 免费存储空间的安全云存储，并可从任何设备轻松访问。
OneDrive： 微软的云存储与 Windows 和 Office 无缝集成，提供 5GB 免费存储空间，并可自动同步 Outlook 备份。
Dropbox的： 提供备份文件的自动同步和版本历史记录功能，2GB 免费存储空间和便捷的共享功能。
使用云存储进行 Outlook 备份时，如果备份文件包含敏感信息，请确保备份文件已设置密码保护，并在删除本地副本之前确认文件已完全上传。
6.4 通过 Thunderbird 备份
Mozilla Thunderbird 是一款免费的开源电子邮件客户端，可以连接到您的 Outlook 帐户并将电子邮件导出为通用的 MBOX 格式，以便进行长期备份和便携性。
从以下位置下载并安装 Mozilla Thunderbird https://www.thunderbird.net.
打开 Thunderbird 并点击 开设一个账户 或去 工具 -> 帐户设置 -> 帐户动作 -> 添加邮件帐户.
输入您的姓名、Outlook 电子邮件地址和密码，然后单击 继续.
Thunderbird 会自动检测您的 Outlook 服务器设置。如有需要，请选择 IMAP 选择账户类型并点击 完成
.
请等待 Thunderbird 同步您的电子邮件。这可能需要几分钟到几小时不等，具体取决于邮箱大小。
同步完成后，右键单击要备份的文件夹（例如， 收件箱).
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 导出消息 或者使用 ImportExportTools NG 插件获得更多导出选项。
如果使用插件：请从以下位置安装 ImportExportTools NG 附加组件和主题然后右键单击文件夹并选择 导入导出工具 NG -> 导出文件夹 -> 导出为 MBOX 文件.
选择保存位置并点击 已保存.
对要备份的每个文件夹重复上述步骤，或者导出整个帐户。
MBOX 文件可以重新导入 Thunderbird 或转换为其他格式。此方法适用于所有 Outlook 帐户类型，包括 Outlook.com、Microsoft 365 和 Exchange 帐户。
6.5 通过 VBA 进行备份
对于复杂的备份场景，可以使用 VBA 代码。例如：
将“收藏夹”部分中的所有文件夹备份到新的 Outlook PST 文件中。
备份和恢复 Outlook “收藏夹”部分的文件夹列表
7. 备份其他 Outlook 项目
7.1 备份 Outlook 日历/联系人/任务/笔记/日志
备份 Outlook 日历/联系人/任务/笔记/日志使用与电子邮件备份相同的导入/导出向导。
在MyCAD中点击 软件更新 文件 -> 对外开放 -> 进出口.
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 导出到文件 并点击 下一页.
选择 Outlook数据文件（.pst） 为了完整备份或 逗号分隔值 如果要选择 CSV 格式，请点击 下一页.
选择对应的 日历/联系人/任务/笔记/日志 您电子邮件帐户下的文件夹。
点击 下一页.
选择备份文件的保存位置并单击 完成.
请注意： 您还可以将日历导出为 iCalendar 文件 (.ics)，以便与其他日历应用程序兼容。方法是右键单击日历并选择“导出”。 保存日历.
7.2 备份 Outlook 规则
7.2.1 导出为 RWZ 文件
您可以将 Outlook 规则导出到单独的 RWZ 文件进行备份，或者将其传输到另一个邮箱。
在MyCAD中点击 软件更新 文件 -> 管理规则和警报.
点击 可选项 在“规则和警报”对话框中点击按钮。
点击 出口规则.
选择文件保存位置，并输入文件名，例如“Outlook-Rules-Backup.rwz”。
点击 已保存.
要恢复规则，请转到相同位置并单击 导入规则然后选择您的 RWZ 文件。
7.2.2 包含在 PST 文件副本中
手动复制 PST 文件（如 4.2 节所述）时，规则会自动包含在备份中。但是，使用导入/导出向导导出到 PST 文件时，规则不会包含在备份中。
使用手动方法备份规则以及电子邮件：
通过以下方式查找您的 PST 文件位置 文件 -> 帐户设置 -> 数据文件.
完全关闭 Outlook。
将整个 PST 文件复制到备份位置。
当您通过替换原始文件来恢复此 PST 文件时，您的规则将自动恢复。
为了最大程度地确保安全，请使用两种方法：将规则导出到 RWZ 以便轻松地在邮箱之间传输，并将它们包含在您的 PST 文件副本中以进行完整备份。
7.3 备份电子邮件签名
电子邮件签名以单独文件的形式存储在您的计算机上，必须手动备份。
关闭Outlook。
打开文件资源管理器并导航至： C:\Users\[您的用户名]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
将整个 Signatures 文件夹复制到备份位置。
该文件夹包含每个签名及其嵌入图像的 HTML、TXT 和 RTF 版本。备份或传输签名时，您需要复制所有这三个版本。
要恢复签名，请将备份的签名文件夹复制回原始位置。
7.4 备份电子邮件模板
在 Outlook 中，电子邮件模板以 OFT 文件的形式存储。
导航 C:\Users\[您的用户名]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 在文件资源管理器中。
将所有 .oft 文件复制到备份位置。
或者，您也可以通过打开 Outlook，然后转到以下路径，单独导出模板： 文件 -> 另存为选择 Outlook模板 选择文件类型，并保存到备份位置。
7.5 备用文具/主题
定制的文具和主题都存储在特定的文件夹中。
导航 C:\Users\[您的用户名]\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery 用于文具。
导航 C:\Program Files\Microsoft Office\Document Themes 16 or C:\Users\[您的用户名]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes 主题。
将这些文件夹复制到您的备份位置。
7.6 备份自定义表单
自定义 Outlook 表单存储在“表单”文件夹中。
导航 C:\Users\[您的用户名]\AppData\Local\Microsoft\Forms.
将整个 Forms 文件夹复制到备份位置。
要进行包含所有这些项目的完整 Outlook 备份，请使用第 4.2 节中描述的手动 PST 文件复制方法，并结合备份 AppData 文件夹。
7.7 备份自定义功能区和快速访问工具栏设置
如果您已自定义 Outlook 的功能区或快速访问工具栏 (QAT)，您可以备份这些设置，以便将其传输到另一台计算机或在重新安装 Outlook 之前保留这些设置。
打开 Outlook 并转到 文件 -> 可选项.
在 Outlook 选项窗口中，选择 自定义功能区.
在右侧窗格的右下角，单击 进出口 按钮。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 导出所有自定义 从下拉菜单中选择。
在文件保存对话框中，选择备份位置。
输入一个描述性的文件名，例如“Outlook-Ribbon-Customizations.exportedUI”。
点击 已保存.
要在另一台计算机上恢复这些设置，请转到相同位置并单击 进出口 -> 导入自定义文件然后选择您保存的文件。
可以使用相同的方法备份快速访问工具栏设置，方法是选择“”。 快速访问工具栏 Outlook 选项中的选项卡，而不是 自定义功能区.
7.8 备份 Outlook 配置文件
Outlook 配置文件包含您的帐户设置、服务器配置和数据文件位置。备份配置文件可以节省在新计算机上设置 Outlook 或从损坏的配置文件中恢复的时间。
完全关闭 Outlook。
新闻通稿 WIN + R 打开运行对话框。
类型 注册表编辑器 并按下 输入.
如果用户帐户控制提示，请单击 是.
在注册表编辑器中，根据您的 Outlook 版本导航到 Profiles 项：
Outlook 2007/2010： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles
Outlook 2013： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Profiles
Outlook 2016/2019/Microsoft 365： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles
用鼠标右键单击 简介 键并选择 导出模板.
选择保存位置并输入文件名，例如“Outlook-Profile-Backup.reg”。
点击 已保存.
关闭注册表编辑器。
要恢复另一台计算机上的配置文件，请关闭 Outlook，然后双击导出的 .reg 文件并单击。 是 将其导入注册表。
8. 如何从备份恢复 Outlook 电子邮件
8.1 通过导入/导出向导进行恢复
导入/导出向导允许您从 PST 备份文件中恢复电子邮件。
打开 Outlook 桌面版。
在MyCAD中点击 软件更新 文件 -> 对外开放 -> 进出口.
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 从另一个程序或文件导入 并点击 下一页.
选择 Outlook数据文件（.pst） 并点击 下一页.
点击 浏览 找到您的备份 PST 文件。
选择如何处理重复项：
用导入的项替换重复项 （推荐用于从备份恢复）
允许创建重复项
请勿导入重复项
点击 下一页.
如果您的备份文件设有密码保护，请输入密码。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 将项目导入到以下文件夹中的同一文件夹中 然后从下拉菜单中选择您当前的邮箱。
点击 完成 然后等待导入完成。
Outlook 会将备份数据合并到您当前的邮箱中，在恢复备份项目的同时保留您现有的电子邮件。
8.2 通过复制 PST 文件进行恢复
要进行完全恢复（替换所有当前数据），您可以直接复制备份的 PST 文件。
首先，请通过访问以下网址记下您当前的 PST 文件位置： 文件 -> 帐户设置 -> 数据文件.
完全关闭 Outlook。
在文件资源管理器中导航到您的 PST 文件所在位置。
重命名当前的 PST 文件（例如，在末尾添加“.old”），而不是立即删除它，以防需要恢复某些内容。
将备份的 PST 文件复制到此位置。
将备份文件重命名为与原始 PST 文件名完全一致。
StarOutlook 现在将使用您的备份 PST 文件。
此方法会将当前数据完全替换为备份数据。仅当您希望完全恢复到之前的状态时才使用此方法。
8.3 在 Mac 上恢复（OLM 文件）
要在 Mac 版 Outlook 上恢复 OLM 备份：
打开 Mac 版 Outlook。
点击 工具 -> 导入模板.
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 Outlook for Mac 归档文件 (.olm) 并点击 继续.
浏览到您的备份 OLM 文件并选择它。
点击 导入模板.
请等待导入完成。Outlook 将显示进度。
点击 完成
等结束了。
导入的项目将出现在邮箱中名为“导入项目”的文件夹中。然后，您可以将它们移动到您想要的位置。
8.4 恢复特定文件夹
如果您只需要恢复特定文件夹而不是整个备份，则可以在恢复过程中选择该文件夹。 导入过程.
8.5 恢复后数据完整性验证
恢复备份后，请确认所有数据均已正确恢复：
请检查重要邮件是否存在且可访问。
请确认附件文件已正确打开。
确认联系人和日历条目已完成
如果恢复过程中包含了电子邮件规则，请测试这些规则是否正常工作。
如有备份记录，请将已恢复文件夹中的项目数量与备份记录进行比较。
抽查不同时间段的电子邮件，以确保完全恢复。
8.6 常见恢复问题的故障排除
如果在恢复过程中遇到问题，常见问题包括：
密码错误：请确保您使用的是正确的备用密码
如果出现重复项：请在导入/导出向导中使用“不导入重复项”选项。
PST 文件损坏：请使用 ScanPST.exe 或第三方工具修复。请参阅 我们的完整指南.
导入后缺少项目：请确认您已选择“包含子文件夹”并导入了正确的文件夹。
如果导入完全失败，请确保您有足够的磁盘空间并且 PST 文件未损坏。
9. 备份最佳实践
遵循这些最佳实践可确保您的 Outlook 电子邮件备份有效且可靠：
创建定期备份计划： 为常用邮箱设置每周备份，为存档账户设置每月备份。定期备份可以防止数据丢失。您可以创建一个新的定期任务作为提醒。
使用多个备份位置： 遵循3-2-1原则：在两种不同的存储介质上保留3份数据副本，其中1份异地存储。将备份存储在您的计算机、外部硬盘和云存储中。
定期测试备份： 定期恢复测试文件以验证备份是否有效。无法恢复的备份毫无价值。每季度进行测试可在需要使用备份之前发现损坏。
对敏感备份文件进行密码保护： 务必对包含机密商业通信或个人信息的 PST 和 OLM 文件进行加密。使用强密码并妥善保管。
管理存储空间： 监控备份文件大小和存储容量。在验证新版本后删除过时的备份，如果存储空间不足，则压缩旧的备份。
保持备份软件更新： 请使用最新版本的 Outlook 和备份工具，以避免兼容性问题和安全漏洞，以免危及您的备份。
记录您的备份流程： 记录下您的备份流程、文件位置、密码（妥善保管）和恢复步骤。在紧急情况下，压力会影响记忆力，因此文档记录能起到很大的帮助。
标记和整理备份文件： 使用带有日期的描述性文件名，例如“Outlook-Backup-2026-01-03.pst”，并将备份按年份和月份整理到清晰标记的文件夹中，以便轻松检索。
10. 常见问题 (FAQ)
问：我可以备份 Outlook 中的所有电子邮件吗？
答：是的，您可以使用导出到 PST 文件的方法备份所有 Outlook 电子邮件。请转到 文件 -> 对外开放 -> 进出口， 选择 导出到文件，选择 Outlook数据文件（.pst）然后，选择您的主邮箱文件夹。 包含子文件夹 已勾选。这将创建所有文件夹中所有电子邮件的完整备份。
问：Outlook 中的归档和备份有什么区别？
答：归档会将较旧的邮件从主邮箱移动到单独的归档文件夹以释放空间，但邮件仍保留在 Outlook 中，并且可以搜索。备份会在 Outlook 外部（例如 PST 文件）创建一个单独的邮件副本，如果原始邮件丢失，您可以使用该副本恢复数据。ost归档功能用于管理邮箱大小，而备份功能用于防止数据丢失。
问：我可以将 Outlook 邮件备份到外部硬盘吗？
答：是的，您可以将 Outlook 邮件备份到外部硬盘。您可以将邮件导出为 PST 格式，然后直接将文件保存到外部硬盘，或者将现有的 PST 文件复制到硬盘。这样可以创建一个离线备份，防止勒索软件和系统故障影响您的计算机。
问：如何在 Outlook 中仅备份特定文件夹？
答：在导出到 PST 文件的过程中，不要选择整个邮箱，而是展开文件夹树，然后仅选择要备份的特定文件夹（例如“收件箱”或“已发送邮件”）。取消选中 包含子文件夹 如果您只需要该文件夹，而不需要嵌套的子文件夹。
问：我可以将 Outlook 邮件备份到 Gmail 吗？
答：是的，您可以将 Gmail 配置为通过 POP3 从您的 Outlook 帐户获取电子邮件。在 Gmail 中，转到…… 个人设置 -> 帐户和导入 -> 检查来自其他帐户的邮件 然后添加您的 Outlook 地址。Gmail 会定期下载您的电子邮件。或者，您可以将 Outlook 电子邮件导出为 PST 文件，将您的 Gmail 帐户添加到 Outlook 桌面版，然后将 PST 文件导入到 Gmail。
问：我的所有 Outlook 邮件都存储在哪里？
答：Outlook 邮件存储在 PST 文件（Windows）或 OLM 文件（Mac）中。对于 POP3 和 IMAP 帐户，默认位置是 C:\Users\[您的用户名]\Documents\Outlook 文件对于 Exchange 和 Microsoft 365 帐户， OST 缓存文件通常位于 C:\Users\[您的用户名]\AppData\Local\Microsoft\Outlook您可以在以下位置找到确切位置： 文件 -> 帐户设置 -> 数据文件.
问：Outlook 中的 PST 文件是什么？
答：PST 代表个人存储表 (Personal Storage Table)。它是 Outlook 用于在 Windows 计算机上存储电子邮件、联系人、日历项目和其他数据的文件格式。PST 文件可以备份、在计算机之间传输，也可以导入到 Outlook 中以恢复数据。它们是 Windows 版 Outlook 的主要备份格式。
问：我可以自动备份 Outlook 电子邮件吗？
答：Outlook 本身不包含自动导出 PST 文件的功能。但是，您可以使用 AutoArchive 功能，按计划自动将旧邮件移动到存档 PST 文件中。要实现真正的自动备份，您可以考虑使用支持 Outlook 定时备份的第三方备份解决方案，或者创建一个 Windows 任务计划程序任务来运行备份脚本，该脚本会复制您的 PST 文件。
问：我应该多久备份一次Outlook邮件？
答：对于商业用途，建议每周备份，如果收到重要邮件，甚至建议每天备份。对于个人用途，通常每月备份一次就足够了。备份频率应根据邮件数量和重要性进行调整。在进行重大更改（例如操作系统升级或更换电脑）之前，务必创建备份。
问：有没有安全的Outlook邮件备份工具？
答：Outlook 内置的导出到 PST 功能安全可靠。为了增强安全性，建议在导出过程中为 PST 文件设置密码保护。Acronis Cyber Protect、Veeam Backup for Microsoft 365 和 AvePoint Cloud Backup 等第三方工具可为 Microsoft 365 帐户提供企业级安全保障、加密和自动计划任务功能。
问：如何从备份中恢复我所有的 Outlook 邮件？
A：使用导入/导出向导： 文件 -> 对外开放 -> 进出口 -> 从另一个程序或文件导入 -> Outlook数据文件（.pst）选择您的备份文件，然后选择 用导入的项替换重复项并导入到您当前的邮箱。所有备份的邮件都将恢复到其原始文件夹。
问：自动归档功能会删除我邮箱中的邮件吗？
答：默认情况下，自动归档会将超过指定期限的电子邮件移动（而非删除）到一个单独的归档 PST 文件中。这些邮件不会被删除；它们只是被移动到归档文件中，仍然可以在 Outlook 中访问。您可以将自动归档配置为删除而不是归档，但默认设置是通过移动来保留邮件。
问：未安装 Outlook 的情况下，我可以备份 Outlook 邮件吗？
答：对于 Outlook.com 帐户，您可以使用 Microsoft Privacy Dashboard 将电子邮件下载为 PST 文件，而无需安装 Outlook 桌面版。对于其他类型的帐户，您通常需要 Outlook 桌面版或第三方工具来创建备份。获得 PST 备份文件后，您就可以在不使用 Outlook 的情况下存储和管理该文件。
问：如果我丢失了备用密码怎么办？
答：如果您丢失了受密码保护的 PST 文件的密码，恢复起来极其困难，如果没有专业的密码恢复工具，可能根本无法恢复。微软官方没有提供 PST 文件的密码重置服务。请务必将 PST 密码安全地存储在密码管理器等软件中，并考虑在安全的地方保存一份未加密的备份副本。
问：备份 Outlook 电子邮件需要多长时间？
答：备份时间取决于邮箱大小和计算机速度。小型邮箱（1-2 GB）通常导出需要 5-15 分钟。大型邮箱（10-20 GB）可能需要 1-2 小时。非常大的企业邮箱（50 GB 以上）可能需要几个小时。对于大型邮箱，手动复制 PST 文件比使用导出向导更快。
11. 结论
11.1 要点总结
备份 Outlook 电子邮件对于保护您的重要通信、业务数据和个人信件免受硬件故障、意外删除或网络威胁造成的损失至关重要。ost m 的可靠备份方法ost 用户使用 Outlook 内置的导入/导出向导，在 Windows 系统上导出为 PST 文件，在 Mac 系统上导出为 OLM 文件。为了获得更全面的保护，建议将定期 PST 备份与手动文件复制和异地云存储相结合。
11.2 主动进行电子邮件备份
不要等到危机爆发才采取行动tar别忘了备份您的 Outlook 邮件。立即创建您的第一个备份，制定定期备份计划，并将备份步骤记录下来以备将来参考。请记住，备份只有在需要时才能发挥作用，因此在实际发生数据丢失紧急情况之前，请务必测试您的恢复流程。养成良好的备份习惯，您可以确保您的重要电子邮件通信在未来数年内安全无虞，并且可以随时恢复。
资源中心
案例
微软官方文档：备份您的 Outlook 电子邮件
微软官方文档：如何备份 Outlook 网页邮箱中的电子邮件
关于作者
修星 是一位经验丰富的 IT 专业人士，在企业电子邮件系统和 Microsoft Office 故障排除方面拥有超过 8 年的经验。他已帮助数千名用户解决了不同企业环境中复杂的 Outlook 问题。
Xiu 专注于电子邮件系统迁移、数据恢复和生产力软件优化。他的实践经验包括管理 Exchange Server 部署、排除 MAPI 连接问题以及为关键任务电子邮件系统实施强大的备份策略。
Xiu 致力于通过技术写作，让复杂的 IT 解决方案惠及普通用户。他始终关注 Office 365 和 Exchange Online 的最新发展以及新兴的电子邮件技术。在解决电子邮件难题之余，Xiu 还喜欢分享实用的技术技巧，帮助人们提高工作效率。
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